Foto van een brein

Expertisedeling

Collectieplan beleidsperiode 2019-2023 (online versie van juni 2018)

0. Inleiding

Een collectieplan opstellen is een behoorlijke onderneming. Voor het opstellen van dit collectieplan is CAVA uitgegaan van het vorige collectieplan (dat dateerde van 2014) en van een aantal vaststellingen in verband met het beheer van de collectie die we deden in de periode 2014-2017. CAVA nam deel aan de collegagroep ‘Collectieplan Brusselse Archieven’, georganiseerd door de Erfgoedcel Brussel in samenwerking met FARO. Het boekje van Bart De Nil, Jürgen Vanhoutte en Jeroen Walterus, Naar een collectieplan in 6 stappen. Een leidraad voor bibliotheek en archief, Brussel, FARO, 2016, was een inspirerende bron om gegevens aan te vullen. We hebben dit laatste echter niet slaafs gevolgd, omdat het zeer breed is opgevat en sommige gegevens al in het beleidsplan of in andere plannen van CAVA vermeld worden. Zo gaan we in dit plan bijvoorbeeld minder in op de interne organisatiecontext (die uitgebreider in het beleidsplan aan bod komt). We vinden het wel belangrijk dat iedereen die met CAVA te maken krijgt, van subsidiegever tot vrijwilliger, bij het lezen ervan het plan ook begrijpt en inzicht krijgt in het verwerven, het gebruiken, het omgaan en het bewaren van onze collecties. De informatie die we hier weergeven moet in die zin begrepen worden.

Het opstellen van het plan stelde ons tegelijk voor een probleem. De subsidiegever vraagt dat de vrijzinnige archiefwerking duidelijk wordt afgescheiden van de VUB-archiefwerking. Transparantie moet er zijn en we passen dat ook toe waar we kunnen. Maar de commissie die in 2014 de aanvraag van CAVA voor het kwaliteitslabel moest beoordelen, vroeg om het geheel van de werking in één instelling te verenigen, zoniet zou het kwaliteitslabel worden ingetrokken. Daar waren we toen zelf ook al mee bezig, want de collecties werden al ingevoerd in één beschrijvingssysteem. Deze keuze was beredeneerd: na de fusie van VSAD en het Universiteitsarchief moest er voorzichtig met geld omgesprongen worden en het onderhouden van twee aparte beschrijvingssystemen was uiteraard duurder dan één systeem te gebruiken. Maar, nog belangrijker, de bezoeker die de archieven consulteert heeft geen boodschap aan twee systemen en wil vooral met één zoekactie alle collecties kunnen doorzoeken. Bovendien zou het splitsen van het collectiebeheer juist de synergie van het samengaan tenietdoen. De collecties bevinden zich ook in één depot (gefinancierd door de VUB) en worden samen beheerd. Daarom hebben we ook maar één en geen twee collectiebeheersplannen gemaakt. Afzonderlijke plannen maken leek ons bovendien wat kafkaiaans en improductief, omdat we dan een heleboel zaken zouden moeten herhalen. Uiteraard willen we transparant zijn en dat doen we door in het huidige plan het onderscheid tussen beide collecties duidelijk aan te geven.

 

1. Context, doel en scope van het plan

 

1.1. De interne organisatiecontext

 

1.1.1. Aard van de organisatie

Het Centrum voor Academische en Vrijzinnige Archieven, kortweg CAVA, herbergt archieven en collecties die getuigen over de vrijzinnige en humanistische levensbeschouwing en over de academische gemeenschap aan de VUB.

 

1.1.2. Bestuur van de organisatie

Aan het hoofd van CAVA staat de coördinator. Hij wordt gecontroleerd door de raad van bestuur van CVHE voor de vrijzinnige archiefwerking en door de Rector voor het documentbeheer van de VUB. Voor het organogram verwijzen we naar het beleidsplan.

 

1.1.3. Missie

Het Centrum voor Academische en Vrijzinnige Archieven beheert het analoge en digitale cultureel erfgoed van zowel de Nederlandstalige vrijzinnig-humanistische organisaties en personen in Vlaanderen en Brussel als van de VUB. Dit omvat de verwerving, het behoud, het onderzoek, de ontsluiting, de toeleiding tot en de valorisering van dit erfgoed.

CAVA fungeert als consultant voor de erfgoedgemeenschappen en de archiefvormers voor dit erfgoed enerzijds en voor het immateriële cultureel erfgoed anderzijds. Het stimuleert publieksparticipatie.

De actieradius van CAVA strekt zich uit over Vlaanderen en de Vlaamse Gemeenschap te Brussel, maar kan ook daarbuiten gaan. Het centrum is zich bewust van haar maatschappelijke en culturele verantwoordelijkheid en laat die als een rode draad door haar werking lopen.
CAVA waarborgt het beheer en het behoud van dit erfgoed:

  • omdat dit het bewijs levert van de handelingen van de archiefvormers, zodat deze zich administratief, financieel, juridisch en moreel kunnen verantwoorden;
  • om de erfgoedgemeenschappen te ondersteunen bij het doorgeven van de tradities. Door het erfgoed te onderzoeken, te laten gebruiken en bekend te maken blijft de geschiedenis van het vrijzinnig humanisme en van de VUB levend;
  • omdat het eenbelangrijke rol speelt in het streven naar een democratische en pluralistische samenleving waar Vrij Onderzoek en humanistische waarden centraal staan.

 

1.1.4. Historiek van de organisatie, voor zover van belang voor de collectie

CAVA ontstond uit een samenwerkingsverband tussen het Centrum voor Vrijzinnig Humanistisch Erfgoed vzw (CVHE) en het Universiteitsarchief van de VUB; het werd in 2014 officieel geopend.

CVHE vzwwerd op 17 april 1986 opgericht als het Vrijzinnig Studie-, Archief- en Documentatiecentrum ‘Karel Cuypers’ vzw (VSAD). VSAD had als doel vrijzinnige archieven te bewaren en te valoriseren en de vrijzinnige beweging in Vlaanderen wetenschappelijk te ondersteunen. De maatschappelijke zetel van VSAD bevond zich in Antwerpen, maar men beschikte ook over een leeszaal en een depot in Brussel. VSAD had echter te weinig personeel om de werking optimaal te laten verlopen, om een sterke onderzoeksrol op te nemen en om voldoende initiatieven op vlak van valorisatie uit te werken. Om deze redenen werd aan VSAD in 2011 geen kwaliteitslabel toegekend. Gelet op het grote belang van de vrijzinnige archieven voor Vlaanderen, werd er gezocht naar een oplossing om het personeelstekort op te vangen én een hoger kwalitatief niveau te bereiken. In 1990 werd een Universiteitsarchief opgericht aan de VUB. De dienst verwierf bestaansrecht door zich te concentreren op de begeleiding van de administratie (selectie- en digital born archives-problematiek) en door de bewaring en valorisatie van de historische archieven van de academische gemeenschap. Daarnaast werd ook het wetenschappelijk erfgoed van de instelling in kaart gebracht. In 2012 werd er een verregaande en officiële samenwerking tussen VSAD en het Universiteitsarchief van de VUB uitgewerkt. Er werd een visietekst ontwikkeld om aan de verschillende problematieken tegemoet te komen en er werden een aantal hervormingen doorgevoerd. De maatschappelijke zetel en de collecties van VSAD verhuisden in 2012 naar de VUB.

In het najaar van 2013 moderniseerde de vzw haar doelstellingen en nam ze de naam Centrum voor Vrijzinnig Humanistisch Erfgoed aan. Sindsdien zet CVHE zich via CAVA in voor het roerend en immaterieel vrijzinnig cultureel erfgoed in Vlaanderen en in Brussel en stimuleert het historisch onderzoek hiernaar en publieksgerichte activiteiten hierrond.

 

1.2. De externe omgevingscontext

 

1.2.1. Bestuurlijke context

De bestuurlijke context van CAVA wordt bepaald door:

  • de beleidsplannen van deMens.nu (CAVA is via CVHE een lidvereniging van deMens.nu);
  • de beleidsplannen van de VUB;
  • de beleidsplannen van de Minister van Cultuur op landelijk niveau en van de VGC op regionaal niveau.

 

1.2.2. Twee erfgoedgemeenschappen

CAVA onderscheidt twee uitgesproken erfgoedgemeenschappen (met verder sub-erfgoedgemeenschappen voor ICE). Enerzijds de vrijzinnig-humanistische erfgoedgemeenschap en anderzijds de academische erfgoedgemeenschap van de Vrije Universiteit Brussel. Er is een overlap tussen beide, omdat de VUB nu eenmaal behoort tot de vrijzinnig-humanistische gemeenschap.

Beide erfgoedgemeenschappen hebben een landelijk karakter. De vrijzinnige erfgoedgemeenschap heeft kernen verspreid over heel Vlaanderen. Voor de VUB-erfgoedgemeenschap ligt de kern in Brussel, maar de alumni zijn verspreid over heel Vlaanderen en de studentenverenigingen zijn voor een deel regionaal georganiseerd.

Externe stakeholders van beide erfgoedgemeenschappen zijn:

  • deMens.nu en lidverenigingen;
  • Leerkrachten Moraal;
  • Vrije Universiteit Brussel;
  • Onderzoekers;
  • Schenkers;
  • Partnerinstellingen.

 

1.2.3. Verhouding met andere instellingen

Instellingen van de vrijzinnig-humanistische gemeenschap
Dit zijn onze directe partners. We spreken hen direct aan voor collectieverwerving.

Erfgoedinstellingen als natuurlijke partners
Waar KADOC de archieven van de katholieke levensbeschouwelijke en politieke instellingen en verenigingen samen bewaart, is die verhouding bij de vrijzinnige levensbeschouwing niet een-op-een. CAVA verzamelt de archieven van de vrijzinnig-humanistische levensbeschouwing; dit wil zeggen de archieven van de zgn. georganiseerde vrijzinnigheid en van de personen die zichzelf als vrijzinnig humanist beschouwen. Politiek gezien zijn vrijzinnigen veelal liberalen en socialisten, soms ook zijn het personen geëngageerd in de Vlaamse beweging. Die politieke archieven worden bewaard in het Amsab-ISG, bij het Liberaal Archief of eventueel in het ADVN. Ook het archief van de UGent en enkele stadsarchieven hebben archieven van vrijzinnig-humanistische archiefvormers in hun collectie. Schematisch kunnende mogelijke bewaarplaatsen van vrijzinnige archieven dan ook als volgt voorgesteld worden:

Schematische weergave van mogelijke bewaarplaatsen van vrijzinnige archieven

CAVA werkt met al deze instellingen samen om het geheel van de archieven van de vrijzinnig-humanistische levensbeschouwing naar een breder publiek te brengen. We zien deze instellingen dan ook vooral als natuurlijke partners waarmee kan samengewerkt worden en spreken zoveel mogelijk af om naar elkaar door te verwijzen.

Andere erfgoedinstellingen
CAVA staat andere erfgoedinstellingen die geen natuurlijke partner zijn bij met expertise over vrijzinnig-humanistisch erfgoed. Dit kan gaan over het herkennen van erfgoed, informatieverstrekking en workshops over lokale vrijzinnige en humanistische structuren en archiefvormers enz.

 

1.2.4. Evoluties en trends die van belang zijn voor de collectievorming
  • Empowermenten participatie: iedereen kan zijn mening gemakkelijk kenbaar maken en met de hele wereld delen (Twitter, Facebook, Youtube ...). Dit moeten we vooral zien als een opportuniteit om meer mensen bij de collecties te betrekken.
  • Gehechtheid aan de roots, op zoek naar identiteit in een geglobaliseerde samenleving: wekunnen met onze collectie een belangrijke rol spelen bij gemeenschaps- en identiteitsvorming.
  • Diverse samenleving: CAVA wil de maatschappij weerspiegelen. Cultureel diverse vrijzinnig-humanistisch geïnspireerde verenigingen kunnen met hun erfgoed bij ons terecht.
  • Technologische evoluties: een digitale wereld betekent ook uitdagingen om het digitale te verzamelen, te bewarenen te valoriseren voor de toekomst. We moeten dus enerzijds het digital born erfgoed duurzaam verwerven en anderzijds zelf een hogere graad van digitale maturiteit nastreven.
  • Belang van duurzaamheid: door het toegenomen gebruik is materiële zorg voor de collecties heel belangrijk geworden, want ze moeten zo lang mogelijk meegaan.
  • Vergrijzing van de samenleving: de kennis van oudere generaties kan van groot belang zijn bij het contextualiseren van de collectie.

 

1.3. Doel van het collectieplan

Het collectieplan trekt, als aanvulling op het Records Continuum-beleid, de kaderlijnen voor verwerving, afstoting en herbestemming. Binnen die lijnen krijgt de collectie een sterk profiel en wordt een evenwichtige collectie gevormd. Het collectieplan beoogt de versterking van de collectie. We gebruiken het collectieplan als basis om verschillende strategische en operationele doelstellingen voor het beleidsplan te formuleren.

 

1.4. Scope van het collectieplan

Dit collectieplan is in de eerste plaats bestemd voor de staf van CAVA, zodat die een leidraad heeft voor het te voeren beleid. In de tweede plaats richt het verwervings- en collectieplan zich op de medewerkers(in brede zin, dus ook vrijwilligers en participanten), zodat deze zich bewust zijn van het profiel van de collectie en hun handelen daarop kunnen afstemmen. In de derde plaats richt het verwervings- en collectieplan zich op de beleidsvoerders, zodat deze een zicht hebben op het erfgoed dat zij financieren en op het profiel van de collectie. Op die manier kunnen ze gemotiveerd worden om de belangen van dit erfgoed te verdedigen. Het collectieplan heeft directe consequenties voor andere stakeholders zoals schenkers, gebruikers van de archieven en de partnerinstellingen. Zij hebben tegelijk een invloed op het collectiebeleid.

 

2. Beschrijving van de collectie

 

2.1. Geschiedenis van de collectie

CAVA beheert de archieven van CVHE (verder vaak de vrijzinnig-humanistische archieven genoemd) en van de VUB op basis van een in 2012 gesloten samenwerkingsovereenkomst tussen beide instellingen. Die overeenkomst werd in 2015 uitgebreid, rekening houdend met de opmerkingen van de commissie die het kwaliteitslabel toekende. De visitatiecommissie stelde namelijk bij de toekenning van het kwaliteitslabel als belangrijke voorwaarde dat de juridische structuur onder één rechtspersoon zou vallen, zodat die de eindverantwoordelijkheid heeft en een duurzame werking kan garanderen.

De overeenkomst bepaalt dat de archieven beheerd door CVHE op de VUB bijeengebracht worden en dat de universiteitsarchivaris het beheer van de vrijzinnig-humanistische archieven coördineert. Bovendien bepaalt de overeenkomst van 2015 dat CVHE haar collectie voor 99 jaar in bewaring geeft aan de VUB. CVHE krijgt in ruil hiervoor het toezicht op de erfgoedwerking van CAVA.

In de statuten van CVHE, goedgekeurd op de Algemene Vergadering van 19 november 2013, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, wordt de overkoepelende beheerstaak van CAVA nog eens expliciet vermeld. Hoewel het beheer door CAVA gebeurt, blijven beide instellingen wel de eigendom van hun afzonderlijke collecties behouden.

De VUB bezit al de archieven van de rechtspersoon, maar heeft het beheer gedelegeerd aan het Universiteitsarchief/CAVA, dat als dienst erkend wordt door de universiteit.

Verenigingen die wel deel uitmaken van de academische gemeenschap maar die geen deel uitmaken van de rechtspersoon van de VUB hebben hetzij hun archieven aan de VUB geschonken, hetzij hun archieven aan het Universiteitsarchief in bewaring gegeven.

 

2.2. Indeling en algemene beschrijving van de collectie

 

2.2.1. Indeling naar aard van de archiefvormer

De collectie van CAVA bestaat uit twee grote blokken: enerzijds de archieven en het erfgoed van instellingen en personen uit de (georganiseerde) vrijzinnigheid en anderzijds de institutionele archieven en het academisch erfgoed van de VUB.

De totale CAVA-collectie beslaat momenteel circa 3,5 strekkende kilometer, verdeeld over 407 archiefvormers (situatie november 2017). We houden de evolutie van de gegevens systematisch bij. De cijfers in beide blokken veranderen echter pijlsnel, zowel qua omvang als qua aantal archiefvormers. We opteren er daarom voor om geen concrete detailcijfers weer te geven in deze online versie. Het overzicht van de archiefvormers is raadpleegbaar via de online catalogus.

De CAVA-collectie kan naar de aard van de archiefvormeringedeeld worden in vijf categorieën. De laatste drie categorieën horen tot de institutionele archieven van de VUB of zijn verwant aan de Universiteit en worden dus door de VUB gefinancierd.

1. Vrijzinnig
Dit zijn heel duidelijk aanwijsbare vrijzinnige-humanistische archieven, omdat de acties van deze instellingen en personen er vooral op gericht zijn de vrijzinnig-humanistische levensbeschouwing te stimuleren en uit te dragen. In deze categorie horen onder meer deMens.nu, Humanistisch-Vrijzinnige Vereniging (H-VV) en haar lokale afdelingen, de Oudervereniging voor Moraal (OVM) enz. Het gaat om instellingen en verenigingen die met een algemeneterm aangeduid worden als ‘behorend tot de georganiseerde vrijzinnigheid’ en om personen die er lid van zijn. Lidverenigingen van deMens.nu vallen automatisch in deze categorie.

2. Getuige van de vrijzinnige en/of humanistische levensbeschouwing
Verenigingen die in deze categorie thuishoren hebben een bepaald doel, maar beschouwen zichzelf als behorend tot de vrijzinnig-humanistische levensbeschouwing of gaan uit van dat gedachtengoed. Ze zijn herkenbaar door hun naam, locatie (vb. gevestigd in een vrijzinnig ontmoetingscentrum) en nemen doorgaans deel aan overdracht van het immaterieel vrijzinnig-humanistisch erfgoed. Dit zijn juridisch privé-archiefvormers en dus privé-archieven. Voorbeelden zijn: de Organisatie Week van de Verlichting, het Feestcomité voor het Feest van de Vrijzinnige Jeugd in Gent, FOS (Federatie Open Scouting, een pluralistische beweging), de Vereniging van Wereldburgers, Vrijzinnige Filmclub Socrates enz. Een deel van deze archiefvormers is ook verbonden met het academische leven, bijvoorbeeld de vrijzinnig en humanistisch georiënteerde studentenkringen.1
Een aantal persoonsarchieven horen hier ook thuis. Het gaat dan meestal om archiefbestanden die inhoudelijk niet over de vrijzinnig-humanistische levensbeschouwing gaan, maar wel gevormd zijn door mensen die de levensbeschouwing onderschrijven.

3. VUB-rechtspersoon, vrijzinnig
In deze categorie brengen we de archieven onder die tot de VUB-rechtspersoon behoren, maar uitgesproken getuigen van de vrijzinnig-humanistische levensbeschouwing, zoals archieven van wetenschappelijke centra waar de vrijzinnigheid behoort tot de onderzoeksonderwerpen. Voorbeelden hier zijn de archieven van het Centrum voor de Studie van de Verlichting (en het Vrije Denken), het Centrum voor Empirische epistemologie en het centrum Leo Apostel (CLEA).

4. VUB-rechtspersoon, niet-vrijzinnig
Deze archieven beschouwen we als deel van de rechtspersoon. Het is niet omdat de archiefvormers een vrijzinnig-humanistische achtergrond hebben dat alle VUB-archieven als zodanig beschouwd kunnen worden. Voor sommige wetenschappelijke centra is de band tussen het onderzoek en de vrijzinnigheid nauwelijks of niet aanwijsbaar. Een betonexpertise is bijvoorbeeld niet gebonden aan vrijzinnige waarden.
De institutionele archieven van de VUB zijn zeer uitgebreid en hoewel ook daar het principe van Vrij Onderzoek geregeld opduikt, beschouwen we die niet als vrijzinnige archieven maar wel als institutionele, die voortvloeien uit de taken en de rechtspersoon van de VUB. In deze archieven zitten wel vaak series die van belang zijn voor het onderzoek naar de vrijzinnigheid en het humanisme. We denken bijvoorbeeld aan de personeelsdossiers van het wetenschappelijk personeel, die een belangrijke bron zijn voor de geschiedenis van het vrijzinnig humanisme, of aan de projectdossiers van Research & Development, die inzicht geven in onderzoeksonderwerpen waaraan ethische kwesties kleven: in-vitrofertilisatie, euthanasie, robotica, artificiële intelligentie, democratie, maatschappelijke ongelijkheid enz. De archieven van de dienst Marcom bevatten een serie dossiers die informatie bevatten over de organisatie van evenementen over vrijzinnigheid op de VUB en vrijzinnige evenementen op en buiten de VUB.

5. Met de VUB-verbonden, maar geen getuige van vrijzinnige en/of humanistische levensbeschouwing
We hebben ook een aantal archieven in bezit van met de VUB verbonden verenigingen of personen die zichzelf beschouwen als niet behorend tot het vrijzinnig humanisme of waarvan de archieven niet getuigen van vrijzinnig humanisme. Voorbeeld hiervan is, naast een aantal persoonsarchieven, het archief van het Interuniversitair Rechtsgenootschap.

 

2.2.2. Indeling naar aard van het erfgoed

De in de vorige paragraaf gemaakte indeling in vijf categorieën naar aard van de archiefvormer vergemakkelijkt het inzicht in het collectieprofiel en komt de transparantie bij rapportering ten goede. Naast die indeling kan de collectie ook opgedeeld worden naar de aard van het erfgoed. We overlopen deze ‘collecties’ en geven vervolgens per categorie archiefvormers schematisch weer welke collecties er voorkomen.

1. Archieven
Deze categorie heeft weinig uitleg nodig. Onder archieven verstaan we uiteraard zowel analoge als digitale bestanden.

2. Tijdschriftencollectie
De tijdschriftcollectie kan ingedeeld worden in:

  • VUB-tijdschriften: tijdschriften en publicaties van diensten van de VUB en van verenigingen die met de VUB verbonden zijn.
  • Vrijzinnige en humanistische tijdschriften: zowel de tijdschriften van de centrale organen als van de lokale afdelingen van vrijzinnige verenigingen in Vlaanderen horen hier thuis. De eerste zijn relatief volledig; de tweede zijn veel minder volledig, maar ook onregelmatig verschenen. Daarnaast is er een serie buitenlandse titels aanwezig. We houden van elke serie een master- en een schaduwserie bij.

De vaktijdschriften die bij de handbibliotheek horen, werden onder de bibliotheekcollectie opgenomen.

3. Fotocollectie
De fotocollectie bevat naast een hele reeks portretfoto’s ook foto’s over zeer uiteenlopende onderwerpen. Zozijn er foto’s van de vakanties en reizen die de Humanistische Jongeren (HuJo) organiseren, van openingen van Vrijzinnige Ontmoetingscentra, van lessen zedenleer, van jubileumvieringen van vrijzinnige organisaties, van het Feest van de Vrijzinnige Jeugd en van Lentefeesten, enz. Daarnaast bevat de collectie ook foto’s die het dagelijks leven aan de universiteit weerspiegelen. We denken dan zowel aan foto’s van studenten aan het werk in de laboratoria of de bibliotheek als aan het beeldmateriaal dat de vele activiteiten uit het studentenleven illustreren (galabal, 12-urenloop, ontgroening, spel zonder grenzen, enz.).
De collectie bevat zowel foto’s genomen door de diverse huisfotografen van de verengingen en instellingen als door de CAVA-medewerkers zelf. De foto’s worden geregistreerd in Pallas, waar een eventuele link tussen het fotomateriaal en de archiefvormer aangeduid kan worden.

4. Collectie objecten
Deze collectie bestaat uit een aantal deelcollecties: collectie textiel, collectie voorwerpen, collectie medailles, enz.
De collectie ‘voorwerpen’ bevat zowel promotiemateriaal van vrijzinnig-humanistische organisaties als van de VUB. We denken dan aan bladwijzers, balpennen, een paraplu, beelden, enz. Er zitten ook heel wat objecten uit de studentenfolklore zoals bierglazen, trofeeën, schilden, een bordspel enz. tussen.
De ‘collectie textiel’ bestaat uit vlaggen, T-shirts, polohemden, studentenklakken, labojassen, spandoeken, clublinten, wimpels, een tafelkleed, armbanden, sjaals en tassen, zowel getuigend van vrijzinnigheid als van het academisch leven.
De ‘collectie medailles’ bestaat uit medailles, pins en badges, zowel van de vrijzinnig-humanistische verenigingen als van de VUB institutioneel of van activiteiten. Uniek is de collectie St V-medailles, die jaarlijks worden uitgegeven (ter gelegenheid van St V). De medailles beelden het thema van de stoet van dat jaar uit en staan bekend om de rijke vrijzinnig-humanistische symboliek die er door de kringen in wordt verwerkt. Het zijn gegeerde verzamelobjecten en CAVA heeft een aantal redelijk unieke exemplaren in haar collectie.
De items uit de collectie objecten worden gefotografeerd zodat het beeld aan de bijhorende beschrijving in Pallas gelinkt kan worden.

5. Collectie affiches
CAVA heeft affiches van vrijzinnige en humanistisch eorganisaties en van activiteiten georganiseerd aan de VUB.

6. Collectie stickers
CAVA startte in 2017 een stickercollectie op.

7. Bibliotheekcollectie
CAVA beschikt over een handbibliotheek die vrij raadpleegbaar is voor leeszaalbezoekers. De rest van de bibliotheekcollectie staat in het depot, maar is opzoekbaar via Pallas. De collectie bestaat uit algemene naslagwerken, boeken over vrijzinnige thema’s, de geschiedenis van de georganiseerde vrijzinnigheid, de geschiedenis van de VUB en een serie archivistisch-wetenschappelijke tijdschriften.

8. Collectie Wetenschappelijk erfgoed
CAVA bracht het wetenschappelijk erfgoed in kaart. Het overgrote deel wordt nog door de diensten in situ bewaard. Sedert eind 2014 bestaat ook de mogelijkheid om het bij CAVA in bewaring te geven.

9. Collectie audiovisueel materiaal
De collectie audiovisueel materiaal bestaat uit diverse dragers. Ook inhoudelijk komen zowel vrijzinnig-humanistische als studentikoze onderwerpen aan bod.

10. Collectie codexen en partituren
De collectie bevat codexen van diverse cantussen en partituren van studentenliederen.

11. Collectie strooibiljetten
De collectie strooibiljetten bevat strooibiljetten met diverse doelen: studentenkringen die reclame maken voor een fuif, politieke pamfletten die oproepen tot een betoging, flyers voor de programmatie van activiteiten van vrijzinnige verenigingen enz.

12. Collectie syllabi
De collectie syllabi bestaat uit syllabi die bij cursussen horen die aan de VUB of haar rechtsvoorganger gedoceerd werden.

Schematisch overzicht van de deelcollecties per ‘categorie naar aard van de archiefvormer’
Aard van het erfgoed Aard van de archiefvormer
 

1.

Vrijzinnig

2.

Getuige van de vrijzinnige en/of humanistische levensbeschouwing

3.

VUB-rechtspersoon, vrijzinnig

4.

VUB-rechtspersoon, niet-vrijzinnig*

5.

Met VUB verbonden, niet-vrijzinnig

Aantal archiefvormers Zowel het aantal archiefvormers als het aantal meters wijzigen bijna dagelijks. We opteren er daarom voor om geen concrete detailcijfers weer te geven in deze online versie.
Omvang in meters
1. Archieven x x x x x
2. Tijdschriften x x x x  
3. Fototheek x x   x  
4. Objecten          
--Voorwerpen x x   x  
--Textiel x x   x x
--Medailles x x   x  
5. Affiches x x   x  
6. Stickers x x   x  
7. Bibliotheek x x x x  
8. Wetenschappelijk erfgoed       x  
9. Audiovisueel materiaal x x   x  
10. Codexen en partituren   x      
11. Strooibiljetten x x   x  
12. Syllabi       x  

 

2.3. Bijkomende gegevens over de collectie

De tabel geeft per deelcollectie de waarderingscriteria, de reikwijdte, het beschrijvingsniveau en de beschrijvingsgraad en de fysieke staat van de collectie weer. De kolom zeldzaam/uniek slaat op de deel- en subdeelcollectie in haar totaliteit. Voor een aantal deelcollecties zijn lang niet alle individuele onderdelen zeldzaam of uniek, maar is een ‘collectie’ van de individuele stukken wel uniek en zeldzaam. De kolom ‘Conditie’ slaat ook op de ‘gemiddelde’ toestand van de stukken uit de (sub)deelcollectie en is niet per definitie van toepassing op elk individueel stuk.

Bijkomende gegevens over de collectie

Deelcollectie

Uniek

Onmisbaar

1= waarde voor collectief geheugen
2= schakelfunctie
3= hoge ijkwaarde
4= artistieke waarde

Geografische reikwijdte

Beschrijvingsniveau en -graad

V = volledig
G = gedeeltelijk
N = niet

Conditie

optimaal
goed
voldoende
wisselend
slecht

1. Archieven          
--Vrijzinnig Ja 1, 2, 3, soms 4 landelijk bestandsniveau V
reeksniveau G
dossierniveau G
stukniveau G
goed
--Getuige van de vrijzinnige en/of humanistische levensbeschouwing Ja 1, 2, soms 3 landelijk bestandsniveau V
reeksniveau G
dossierniveau G
stukniveau G
voldoende
--VUB-rechtspersoon, vrijzinnig Ja 1, 2 regionaal bestandsniveau V
reeksniveau G
dossierniveau G
stukniveau G
goed
--VUB-rechtspersoon, niet-vrijzinnig Ja 1 regionaal bestandsniveau V
reeksniveau G
dossierniveau G
stukniveau G
goed
--Met de VUB-verbonden, niet vrijzinnig Ja 1 landelijk bestandsniveau V
reeksniveau G
dossierniveau G
stukniveau G
goed
2. Tijdschriften Ja 1, 2 soms 3 landelijk
internationaal
Stukniveau V goed
3. Fototheek Ja 1, 2 landelijk Bestandsniveau V
Stukniveau G
voldoende
na digitalisering: optimaal
4. Objecten Ja 1, 2, 3, soms 4 landelijk Stukniveau V goed
5. Affiches Ja 1, soms 4 landelijk Stukniveau G wisselend
6. Stickers Ja 1, soms 3 landelijk Stukniveau V voldoende
7. Bibliotheek Nee 3 landelijk
internationaal
Stukniveau V goed
8. Wetenschappelijk erfgoed Ja 1, soms 2, 3 of 4 regionaal Bestandsniveau V wisselend
9. Audiovisueel materiaal Ja 1, soms 3 landelijk Stukniveau G wisselend
na digitalisering: optimaal
10. Codexen en partituren Ja 1, 2, soms 3 landelijk Stukniveau V

wisselend

11. Strooibiljetten Ja 1, 2, 3 landelijk Reeksniveau V goed
12. Syllabi Nee 1, 2, soms 3 regionaal Stukniveau V goed

 

3. Het waarderen van de collectie

CAVA heeft bij haar ontstaan de traditie van waardering die het Universiteitsarchief al lang toepaste overgenomen. Het ziet waardering als een belangrijk onderdeel van veel deelaspecten van de werking: denken we maar aan verwerving, ontsluiting, behoud en beheer, beslissingen in verband met digitalisering enz. Het concreetst zijn de methodieken ‘waardering voor verwerving’ en ‘waardering voor behoud’.

 

3.1. Waardering voor verwerving

Waardering gebeurt bij CAVA om drie redenen:

  1. het garanderen van het behoud van historisch belangrijk erfgoed;
  2. het tegengaan van overtolligheid;
  3. het optimaal gebruik maken van de beschikbare plaats.

De waardering gebeurt in ‘team’ door de schenker/overdragende instelling en ten minste twee archivarissen (die universitair gediplomeerde archivarissen zijn). Een nadeel van deze waarderingstraditie is wel dat de archivarissen altijd instaan voor het inschatten van de historische, sociaal-maatschappelijke en gebruikswaarde. We zouden daar graag ook andere gebruikers bij betrekken. Onze methodologie kan hier vanuit participatief oogpunt (gebruikersstandpunt) dus verbeterd worden.

De waardering voor verwerving volgt drie verschillende methodieken, afhankelijk van het beschrijvingsniveau en van het soort erfgoed:

  • Algemene waardering van archieven en collecties (dus op het hoogste beschrijvingsniveau).
    Het waarderingskader dat we hier hanteren is ontleend aan het Topstukkendecreet. De twee gebruikte parameters zijn “zeldzaamheid” en “onmisbaarheid”. De onmisbaarheid van een collectie wordt beoordeeld aan de hand van volgende eigenschappen: een bijzondere waarde voor het collectieve geheugen, een schakelfunctie, een hoge ijkwaarde of een belangrijke artistieke waarde. Deze manier van waarderen wordt gebruikt bij verwerven, maar ook wanneer er keuzes gemaakt moeten worden over wat er eerst geïnventariseerd wordt, of kan ook gebruikt worden bij prioritering voor digitalisering. Deze waardering gebeurt door een ‘waarderingsteam’ bestaande uit de archivaris en de coördinator in samenspraak met de schenker of overdragende instelling. Deze waardering gebeurt voor de (eventuele) overdracht. Waardering voor verwerving geeft als resultaat: verwerven of niet-verwerven en permanent of tijdelijk bewaren. Aangezien er bij waardering voor overdracht weinig mogelijkheden zijn om het archief diepgaand te analyseren, is een waarderingsrapport op dat moment nog voorbarig. De rapportering van de waardering van het archief moet daarom in de toekomst opgenomen worden in de inventaris. Voor erfgoedcollecties gebruiken we een checklist (infra).
  • Waardering op het niveau van series, dossiers en stukken als procesgebonden informatie in archieven (= niveaus die lager liggen dan het ISAD (G)-bestandsniveau).
    Via selectielijsten wordt er voor het verwerven en ontsluiten van archiefbestanden waardering op het niveau van dossiers en series uitgevoerd. Selectielijsten zijn in feite waarderingsrapporten voor archieven. Voor de VUB werd een aantal jaar geleden een uitgebreid project hiervoor uitgewerkt. Deze kennis gebruiken we nu ook voor de vrijzinnige erfgoedgemeenschap. Om al te kunnen inspelen op algemene vragen werd een selectielijst voor vzw’s opgesteld. Voor de afzonderlijke types vrijzinnige en humanistische instellingen worden in de volgende beleidsperiode via participatie van de erfgoedgemeenschap nieuwe selectielijsten opgesteld. Het waarderingsteam bestaat hier uit de archivarissen en de schenker of overdragende instelling die in overleg de selectielijsten opstellen. De lijsten worden formeel goedgekeurd. Ook deze waardering gebeurt voor overdracht. Een uitzondering hierop zijn ‘noodsituaties’ waarin het archief eerst gered moet worden en dan pas over selectie gesproken kan worden. Zo haalden we bij de stopzetting van ‘Het Vrije Woord’ het analoge en digitale archief naar CAVA. Intussen zijn een aantal medewerkers van ‘Het Vrije Woord’ naar CAVA gekomen om hun digitale archief te ordenen en met begeleiding van een medewerker van CAVA een waardering uit te voeren. Op die manier gebeurt de waardering op een participatieve manier.
  • Waardering van deelcollecties en collectiestukken als deel van een collectie (ondergeschikte niveaus in Cometa).
    Dit is van toepassing op het wetenschappelijk erfgoed en zal op termijn ook toegepast worden op andere objecten. We maakten in 2015 een checklist met waarderingscriteria voor erfgoedobjecten, gebaseerd op de methodologie van Significance 2.0 en een Nederlands project. De checklist wordt zo het waarderingsrapport. Ook dit gebeurt voor de overdracht door archivarissen in overleg met de schenker/overdrager. We volgen hier de evolutie van de sector op de voet.

 

3.2. Waardering voor behoud

Bij het opstellen van het calamiteitenplan werd aan de collectie ook een waardering, toegekend die resulteert in een prioriteitsmarkering voor evacuatie. In het depotbeheerssysteem wordt aan archiefbestanden of archiefbestanddelen een code (rood, geel, blanco) toegekend. ‘Rood’ betekent daarbij de hoogste prioriteit bij evacuatie van het depot. Bestanden met code ‘geel’ worden pas in tweede instantie geëvacueerd, bestanden met code ‘blanco’ als laatste. Naast de waardering van het waarderingskader uit het Topstukkendecreet die werd toegepast, wordt hierbij ook rekening gehouden met factoren zoals hanteerbaarheid. De affichecollectie of heel grote en zware voorwerpen vragen veel meer tijd om uit het depot te evacueren. Vanuit dat standpunt bekeken is het in sommige gevallen efficiënter om eerst kleinere voorwerpen van grote waarde te evacueren. In het depot worden deze codes aangegeven door middel van rode en gele magneetstrips.

 

4. Profiel van de huidige collectie

 

4.1. Beschrijving en evaluatie van het huidige selectie- en verzamelbeleid

We beschrijven en evalueren hier het selectie- en verzamelbeleid zoals het sinds de oprichting van CAVA (2014) wordt toegepast.

De ontstaansgeschiedenis van CAVA maakt dat er een collectie ontstaan is met twee uitgesproken profielen: de groep van de vrijzinnig en humanistisch georiënteerde archieven enerzijds en de groep van archieven van de academische gemeenschap van de VUB anderzijds. In de missie van CAVA staat dat haar actieradius zich uitstrekt over Vlaanderen en de Vlaamse Gemeenschap te Brussel, maar ook daarbuiten kan gaan om de doelstellingen te bereiken.

Aangezien de VUB haar onderzoek stoelt op het vrijzinnige principe van vrij onderzoek behoort haar collectie in globo tot de vrijzinnig humanistische collectie. Daardoor vormen beide collectieprofielen samen de hoofdmoot van wat de collectie van de vrijzinnig-humanistische levensopvatting in Vlaanderen genoemd kan worden. Niet volledig, want er zijn nog uitgesproken vrijzinnige collecties die zich hier en daar op andere plaatsen bevinden. Deze wil CAVA graag meenemen via haar makelaarsrol, zodat de vrijzinnige gemeenschap en de onderzoekers op adequate manier alle archieven en collecties kunnen terugvinden en gebruiken. De hiervoor benodigde samenwerking met de natuurlijke landelijke partners en met de landelijke erfgoedinstellingen (verenigd in OLAV), is in de visie van CAVA verankerd.

De VUB staat in voor de werking van haar eigen archieven. Door haar historisch gegroeide ondersteunende rol heeft zij ook een aantal archieven in haar collectie van privéverenigingen die expliciet lid zijn van de georganiseerde vrijzinnigheid en er dus toe behoren, zoals het archief van het BSG (Brussels Studentengenootschap), van de Studiekring Vrij Onderzoek, van de Oudstudentenbond vzw, van Uitstraling Permanente Vorming vzw en van het Universitair Centrum voor Ontwikkelingssamenwerking (UCOS vzw). De beide profielen (vrijzinnig en humanistisch georiënteerde archieven enerzijds en de groep van archieven van de academische gemeenschap van de VUB anderzijds) lopen dus gedeeltelijk in elkaar over. Juist in deze overlap ligt het fundament van CAVA als samenwerkingsverband.

Voor de oprichting van het samenwerkingsverband (2014) hebben we de gevormde collecties kritisch bekeken. De collectie van de vrijzinnige verenigingen was ongelijkmatig, in die zin dat de belangrijkste archiefvormers van de georganiseerde vrijzinnigheid wel aanwezig waren (HVV, deMens.nu, een aantal IMD’s), maar dat er nog veel werk was i.v.m. verwerving van andere instellingen van de georganiseerde vrijzinnigheid die minder dicht aanleunden bij de centrale organen (bv. Hujo), of de verwerving van de archieven van regionale actoren zoals de trefcentra en ten slotte ook de verwerving van archieven van socioculturele vrijzinnige actoren. Daarom werd hier in de periode 2013-2015 sterk op ingezet (zie collectieverwerving). Ook de archieven van ongeorganiseerde vrijzinnigen verdienden meer aandacht.

 

4.1.1. Methodiek collectieverwerving vrijzinnig-humanistische archiefwerking

Voor de vrijzinnig-humanistische archiefwerking moeten we de verwervingsstrategie vooral richten op de archieven en collecties die overal te lande gevormd worden. CAVA bracht in de beleidsperiode 2016-2018 de verwerving van archievenop een landelijk niveau door:

  • Het in kaart brengen van de vrijzinnige en humanistische archiefvormers in Vlaanderen. CAVA hield een enquête om de instellingen van de georganiseerde vrijzinnigheid te bevragen naar hun archieven. We organiseerden plaatsbezoeken bij die organisaties en registreerden en evalueerden het bewaarde archief/erfgoed alsmede de historische en actuele basisinformatie. We toetsten overdrachtsmogelijkheden af. Opvolging per mail of telefoon bleek hier belangrijk.
  • CAVA ondernam een campagne (via de vrijzinnig-humanistische tijdschriften en sociale media) om vrijzinnige personen en leden en oud-leden van de gemeenschap naar hun archieven/erfgoed te vragen en legt van deze archieven een lijst aan. Deze archieven zijn kwetsbaarder dan de institutionele archieven en verdienden dus zeker in kaart gebracht of verworven te worden. Dit bleek een moeilijk te bereiken doelgroep, die regelmatig bevraagd moest worden. Een campagne via vrijzinnig-humanistische tijdschriften zorgde voor respons.
  • Artikels over archiefzorg en het belang van de verenigingsarchieven bleken welkom in de tijdschriften, langs deze weg konden ook expliciete oproepen tot overdracht van private archieven worden geplaatst.
  • CVHE heeft in het verleden bovendien de Centra voor Morele Dienstverlening richtlijnen verstrekt inzake archiefvorming. Dit zorgde voor naamsbekendheid. CAVA zet dit voort en stelt haar expertise met digital born archieven en selectie via consultancy en vorming ter beschikking van deze verenigingen. Dit helpt hen hun archief voor de toekomst te borgen. De seminariedagen voor vrijzinnige en humanistische instellingen herhalen we regelmatig.
  • We deden veel aan netwerking in de vrijzinnige trefcentra. Hierdoor kwamen we diverse nieuwe archieven op het spoor, die vaak bij particulieren op zolders, in kelders of in de garage lagen. Directe aanspreking en snelle opvolging bleken hier overtuigend voor de schenkers.
  • We maakten een CAVA-verwervingsflyer die op allerlei vrijzinnige en humanistische activiteiten wordt uitgedeeld. Die wordt aangevuld met een sensibiliserende brochure ‘Forward het verleden’ (beschikbaar in 2018) om mensen die eventueel hun archief willen schenken, over de streep te trekken.

 

4.1.2. Methodiek collectieverwerving VUB

De verwerving van de archieven van de VUB-organen is geregeld via een centraal opgezetselectiebeleid (2008-2012). De selectielijsten geven aan hoe lang archieven bewaard moeten worden (tijdelijk + termijn, of permanent). We verwerven al deze archieven, maar vernietigen de archieven die tijdelijk te bewaren zijn als de termijn overschreden wordt. We benaderen de administratieve gemeenschap met reglementering en participeren in de automatisering (om grip te krijgen op de digital born archieven). We organiseerden in 2012 ook een sensibiliseringscampagne voor de wetenschappelijk archieven door het versturen van een ludieke postkaart. We bewegen de leden van de wetenschappelijke gemeenschap tot overdracht door persoonlijke contacten, het aanschrijven van de faculteiten en departementen en door intern publiciteit te maken wanneer er een overdracht van een wetenschapper plaatsvindt.

Voor de groepen die niet onder het centrale VUB-selectiebeleid vallen doen we extra inspanningen:

  • We doen regelmatig events met de Oudstudentenbond om alumni aan te zetten tot schenking.
  • We volgen dezelfde methodieken als die hierboven beschreven staan voor de vrijzinnig-humanistische gemeenschap: acties, Facebook, publiceren van studiewerk, richtlijnen archiefvorming, netwerking enz.
  • Er wordt bovendien contact gehouden met een aantal verzamelaars.

 

4.1.3. Geïntegreerd verwervingsbeleid

Voor de beide gebieden van collectieverwerving gebeurt verzamelen geïntegreerd met andere acties. Bij elke actie wordt gekeken of de verzamelfunctie gepromoot kan worden bij het verwachte publiek. Dan draagt een bredere bekendheid en zichtbaarheid indirect bij tot een ruimere verwerving. Mogelijkheden zijn onder meer: een mondelinge publieksmededeling, het opstellen van onze banner en het leggen van de verwervingsfolder voor vrijzinnige en humanistische archiefvormers op bijvoorbeeld een congres of een vormingsdag. Bij lezingen en artikels in vrijzinnig-humanistische tijdschriften proberen we waar mogelijk expliciete oproepen tot het schenken van archief te zetten. De website van CAVA besteedt zowel aandacht aan schenkingen als aan overdrachten. Via de website en de Facebookpagina worden schenkingen of overdrachten regelmatig in de kijker gezet. Al meerdere malen is Facebook een laagdrempelig medium gebleken waarlangs men vragen stelt over de modaliteiten bij schenkingen. Optimaliseren is hier de boodschap.

Bij contacten met onze erfgoedgemeenschappen halen we het belang van schenkingen en overdrachten regelmatig aan. Door advies en expertise te verlenen in een vroeg stadium (bijvoorbeeld over het bewaren van digital born archieven, de opbouw van mappenstructuren of de selectie van archief...), wordt ook sneller beroep op CAVA gedaan voor een overdracht.

 

4.2. Beschrijving en evaluatie van het huidige collectieprofiel

 

4.2.1. Kerncollectie

Van bij het begin van CAVA werd het collectieprofiel duidelijk afgebakend. CAVA neemt in Vlaanderen een unieke positie in wat betreft de verwerving van de archieven van de vrijzinnig-humanistische gemeenschap en van het academisch erfgoed van de Vrije Universiteit Brussel. Dit is ook de kerncollectie.

Het erfgoed van de vrijzinnig-humanistische gemeenschap
CAVA heeft met de koepelorganisatie deMens.nu (UVV) en met de meeste van haar lidverenigingen afspraken gemaakt over het beheer van de archieven van de instellingen van de georganiseerde vrijzinnigheid. Verspreid over Vlaanderen bestaan er meer dan 200 vrijzinnige instellingen: 37 bij UVV aangesloten instellingen van de georganiseerde vrijzinnigheid, 32 huizenvandeMens, 26 Vrijzinnige Trefcentra, 117 lokale afdelingen van HVV (inclusief afdelingen van de seniorenvereniging Grijze Geuzen en de Vrijzinnige Vrouwen), een aantal zelfstandige vrijzinnige instellingen (zoals de Raad voor Inspectie en Begeleiding niet-confessionele Zedenleer (RIBZ vzw) en de met haar verbonden instellingen en werkgroepen), en een aantal instellingen die zich in de periferie van de georganiseerde vrijzinnigheid bevinden. Daarnaast mogen we de prominente en minder prominente vrijzinnig-humanisten en ten slotte ook de brede gemeenschap van overtuigde vrijzinnig-humanisten niet vergeten. De VUB-gemeenschap bestaat (inclusief alumni) alleen al uit 60.000 personen, terwijl het aantal overtuigde vrijzinnigen in Vlaanderen onbekend is, maar geschat moet worden op een veelvoud daarvan. Vrijzinnig georiënteerde instanties en persoonlijkheden vinden steeds vaker hun weg naar CAVA. Voor de georganiseerde vrijzinnigheid beschikt CAVA over een quasi monopoliepositie, hoewel het nooit valt uit te sluiten dat een individu een deel van het institutionele archief van een vzw waar hij of zij bv. voorzitter van was, als haar/zijn persoonlijke archief zou schenken aan een andere archiefbewaarplaats dan CAVA.

Het academisch erfgoed van de Vrije Universiteit Brussel
Elke universiteit verzamelt in principe zijn ‘eigen’ archieven en erfgoed (KULeuven, UGent en UAntwerpen hebben een Universiteitsarchief). CAVA gaat voor archieven uit van het Records Continuum-principe, waardoor alle archieven van de institutionele organen van de VUB vanaf het ontstaan beheerd worden en uiteindelijk automatisch aan CAVA worden overgedragen. We passen dit ook toe op het academisch erfgoed. Dit impliceert dus een soort monopoliepositie. Deze monopoliepositie geldt minder voor de archieven van het academisch personeel. Hoewel volgens arbeidsrechtelijke principes het archief van het wetenschappelijk personeel eigendom is van de werkgever, lopen de werksfeer en de privésfeer van wetenschappelijke personeelsleden sterk dooreen. Onderzoekers schrijven een deel van hun artikels ’s avonds thuis, claimen hier persoonlijk intellectuele rechten op, worden persoonlijk als lid benoemd van de Academie en beschouwen hun wetenschappelijk werk en de daaruit voortvloeiende archieven dan ook als persoonlijk bezit. De sfeer van ongebondenheid die een onduidelijk begrip als academische vrijheid met zich meebrengt, stimuleert deze houding. Bovendien hebben veel personeelsleden naast hun academische functies ook nog politieke mandaten. Andere personen hebben hun wetenschappelijke functies maar kort uitgeoefend, of zijn halverwege hun loopbaan van universiteit veranderd. De Archiefcommissie van de VUB besloot daarom in de jaren 90 om het academisch personeel geen verplichting op te leggen tot het overdragen van hun archieven, maar een stimuleringsbeleid te voeren. Hierdoor hangt de overdracht van deze archieven enerzijds af van de publiciteit die CAVA maakt en van haar serviceverlening naar de academische gemeenschap toe en anderzijds van welgerichte acties die CAVA (of andere archiefinstellingen zonder ons medeweten) onderneemt om een bepaalde professor ervan te overtuigen om zijn/haar archief aan een instelling te schenken.
Uit het verleden zijn er enkele gevallen bekend van professoren, of hun nazaten, die (een deel van) hun archieven aan het AMVB, het AMVC Letterenhuis, of het Amsab-ISG gaven. Dit zijn echter uitzonderingen. Het resultaat is over het algemeen dat het betrokken archief verspreid raakte over verschillende instellingen. Zo is het archief van prof. Flam verspreid over het AMVB, het AMVC Letterenhuis en CAVA.
Het Universiteitsarchief heeft in haar verleden haar collectiebeleid ook heel bewust beperkt tot het universitair erfgoed. De Archiefcommissie heeft in de jaren 90 van de vorige eeuw beslist dat het collectiebeleid zich richt op de academische gemeenschap in haar breedste betekenis, d.w.z. vanaf het ontstaan van de Vlaamse studentengemeenschap in 1856 aan de ULB, tot heden. CAVA verwerft dus geen archieven of wetenschappelijke instrumenten van instellingen of wetenschappers die niet tot die gemeenschap behoren of behoord hebben.
Onze positionering in Brussel is beperkt tot onze beide erfgoedgemeenschappen. We willen zeker geen erfgoedinstelling voor het Vlaams leven in Brussel zijn. Dat is de taak van het AMVB. Wel kunnen we door samenwerking de impact van het AMVB ondersteunen.

 

4.2.2. Ondersteunende of flankerende collecties en algemene referentiecollecties

Door het in het verleden gevoerde collectiebeleid zijn de ondersteunende collecties beperkt. Ze bestaan uit:

  • referentiewerken voor ondersteuning van bezoekers in de leeszaal.
  • collectie archivistische vaktijdschriften, vakliteratuur en verhandelingen. Deze collectie is gegroeid uit de ondersteunende rol die CAVA opneemt voor de Master na Master Archivistiek. De collectie wordt ook gebruikt voor expertisevergroting van het eigen personeel.
  • archieven van alumni.

 

4.2.3. Evaluatie of sterktezwakteanalyse van de collectie

Sterke punten van de collectie in het algemeen

  • De twee kerncollecties versterken elkaar en vullen elkaar aan. Ze hebben beide een landelijke uitstraling en een internationaal potentieel.
  • Omdat CAVA aanleunt bij de universiteit, bevordert dit de landelijke verwerving en bevordert dit het onderzoek dat op de collectie gedaan kan worden.
  • Het collectieprofiel is - overeenkomstig de missie - heel duidelijk afgebakend, waardoor de collectie een grote homogeniteit heeft en duidelijk herkenbaar is.

Sterke punten van de vrijzinnig-humanistische collectie

  • De collectie is uniek in Vlaanderen.
  • De collectie biedt een goed venster op de geschiedenis van de vrijzinnig-humanistische levensbeschouwing en haar standpunten in Vlaanderen. Daardoor kan de evolutie van de katholieke naar de seculiere samenleving onderzocht worden.
  • De verspreiding van kleine delen van de vrijzinnig-humanistische collectie over diverse erfgoedinstellingen maakt veel partnerschappen mogelijk.
  • De collectie is interessant voor verschillende doelgroepen, met name voor jongeren die een meer globale maatschappijvisie hebben en er aanknopingspunten in vinden bij hun leefwereld, als voor ouderen, die meer een traditionele antiklerikale visie hebben.
  • Het vrijzinnig en humanistisch georiënteerde erfgoed komt door de inspanningen van afgelopen jaren vlot tot ons. Daardoor groeit de collectie snel aan en wordt ze diverser. Dit bevordert het onderzoekspotentieel.
  • De vrijzinnig-humanistische collectie is divers qua materialen (archieven, foto’s, affiches, textiel, medailles enz.) en daardoor ook aantrekkelijk voor valorisatie.

Zwakke punten van de vrijzinnig-humanistische collectie

  • CAVA bestaat nog maar enkele jaren. Hoewel de verwerving van de archieven van de lokale afdelingen toeneemt, blijft dit toch nog een punt van opvolging. Er moet nog meer evenwicht komen tussen de centrale instellingen en de centrale afdelingen in de collectie. De tijdschriftencollectie compenseert dit gedeeltelijk.
  • Er ontbreken nog stukken in de collecties, omdat er in het verleden stukken verloren zijn gegaan. Persoonsarchieven blijven een aandachtspunt.
  • Onze collectie weerspiegelt de culturele diversiteit onder vrijzinnigen en humanisten nog niet voldoende. Om hier een uitbreiding naar te maken, moet vooral aan getuigenissenverzameling worden gedaan.
  • De collectie bevat in verhouding met de archieven nog niet zo veel vrijzinnig-humanistische objecten. Dat komt ook omdat die zeldzaam zijn. We moeten hierop blijven inzetten.
  • We hebben weinig bronnen van voor 1950. Onze stakeholders verwachten ook vrijzinnig en humanistisch georiënteerde bronnen van voor 1950 en suggereerden dat CAVA in samenwerking met andere erfgoedinstellingen meer zou inzetten op digitalisering van vrijzinnige tijdschriften vanaf 1900.

Sterke punten van de VUB-collectie

  • De VUB-collectie omvat nagenoeg het volledige archief van alle centrale beslissingsorganen van de VUB. Doordat we werken met een sterk afgelijnd waarderingskader is de collectie zeer homogeen.
  • Voor de gedecentraliseerde diensten is de dekking iets minder qua historisch archief, maar door het beleid met selectielijsten wordt nu wel veel meer overgedragen.

Zwakke punten van de VUB-collectie

  • Het zwakke punt blijven de archieven van de vakgroepen en vooral de onderzoeksgroepen, die in de anarchistisch getinte mentaliteit van academische vrijheid maar moeilijk te identificeren en te verwerven zijn. Hier moet een extra inspanning geleverd worden.
  • Ook de objecten uit de collectie wetenschappelijk erfgoed komen maar moeizaam tot ons. We moeten hier streven naar meer participatieve structuren met wetenschappelijk personeel.

 

5. Dienstverlening en gebruikers

 

5.1. Doelgroepen: twee erfgoedgemeenschappen en een breed publiek

De ‘klassieke’ georganiseerde vrijzinnigheid kan beschouwd worden als een oudere gemeenschap. De niet-georganiseerde vrijzinnigheid is overwegend een jongere gemeenschap. De meerderheid van de jongeren in Vlaanderen denkt wel seculier of vrijzinnig-humanistisch (tenminste, als ze een levensbeschouwing hebben), maar treedt vaak maar op latere leeftijd toe tot de georganiseerde vrijzinnigheid. Soms hebben ze zich wel gegroepeerd. We denken hier aan een aantal antiglobalistische groepen, aan ‘open-source’-groepen, enz. Heel interessant hierin zijn personen uit andere culturen die humanistische waarden hebben omarmd. Ruwe schattingen wijzen uit dat ongeveer een vierde van de Vlaamse bevolking een vrijzinnige, agnostische of atheïstische levensvisie heeft, maar dat deze gemeenschap met het evolueren naar een seculiere maatschappij elk jaar groter wordt. Er is in Vlaanderen dus een belangrijke vrijzinnig-humanistische erfgoedgemeenschap aanwezig. Tegelijk ligt hier de mogelijkheid om een breed publiek, dat in de richting van deze waarden evolueert, voor de collectie te interesseren.

De erfgoedgemeenschap van de VUB is geïnteresseerd in het wetenschappelijk en universitair erfgoed. Ze bestaat uit drie geledingen: het wetenschappelijk personeel, het administratief en technisch personeel en de studenten. Ze overlapt gedeeltelijk met de vrijzinnig-humanistische erfgoedgemeenschap. Er zijn aan de VUB echter ook studenten of groepen die zich niet verbonden voelen met het vrijzinnig-humanisme, maar wel met het wetenschappelijke milieu of met de campus. We denken hier bijvoorbeeld aan de vereniging van Chinese studenten.

 

5.2. Beschrijving van het gebruikersprofiel

Wie zijn de gebruikers? CAVA registreerde:2

  • Voor de vrijzinnige en de VUB-archieffunctie samen:
    • Facebookbezoekers CAVA;
    • Bezoekers website, incl. Pallas (anoniem);
    • Media (journalisten en instellingen);
  • Voor de vrijzinnige archieffunctie:
    • Archiefvormers: individuele vrijzinnigen en humanisten, verenigingen, instellingen;
    • Onderzoekers: professioneel, student, scholier, liefhebber;
    • Tentoonstellingsbezoekers;
    • Debatbezoekers;
    • Bezoekers van ‘activiteiten die beroep doen op participatie’;
  • Voor de VUB-archieffunctie:
    • Archiefvormers: studenten en VUB-diensten;
    • Onderzoekers: professioneel, student, scholier, liefhebber;
    • Tentoonstellingsbezoekers;
    • Debatbezoekers;
    • Bezoekers van activiteiten die beroep doen op participatie.

 

5.3. Dienstverlening aan de gebruikers

De gebruikers moeten de collecties in optimale omstandigheden kunnen gebruiken. CAVA faciliteert het onderzoek door externen als volgt:

  • Potentiële onderzoekers kunnen zich oriënteren via de website, waarop de onderzoeksmogelijkheden vermeld staan.
  • Oriëntatie kan verder gebeuren via de bibliografie van de geschiedenis van het vrijzinnig humanisme, die via een databank raadpleegbaar is op onze website.
  • Het online doorzoeken van de collectie via Pallas vergemakkelijkt deze oriëntatie.
  • Aan de start van het onderzoek is er een gesprek met de coördinator of een medewerker waarin de onderzoeker op weg geholpen wordt door onder meer een bronnenoriëntatie. Tijdens hun opzoekingen biedt CAVA begeleiding aan. Onderzoekers die we niet zelf kunnen helpen, worden naar de juiste instelling verwezen.
  • CAVA beschikt over een aangename leeszaal met ruime openingsuren. Op aanvraag kan er voor onderzoekers in een uitbreiding van die openingsuren voorzien worden.
  • Alle CAVA-teamleden zijn van universitair niveau en kunnen wetenschappelijke vragen beantwoorden. Ze faciliteren het onderzoek van anderen door te zorgen voor verwerving, inventarisatie, registratie in het beschrijvingssysteem Pallas, behoud en beheer, valorisatie, gebruikersadvisering en terbeschikkingstelling. CAVA werkt hard verder aan de ontsluiting door middel van inventarissen en extra toegangen om de gebruikers te faciliteren.
  • Archiefstukken worden in de mate van het mogelijke meteen ter plaatse gebracht zodat de onderzoeker geen tijd verliest.
  • Een handbibliotheek met vakliteratuur staat ter beschikking in de leeszaal.
  • De onderzoeker kan via de leeszaalcomputer inloggen op het netwerk van de universiteitsbibliotheek en zo toegang krijgen tot relevante databestanden en online publicaties.
  • In sommige gevallen, bijvoorbeeld wanneer CAVA niet enkel over een master- en schaduwserie beschikt maar ook over een reservekopie, kunnen collectiestukken tijdelijk in bruikleen gegeven worden om het werk van de onderzoeker te vergemakkelijken.

Toekomstig werkpunt is hier de verbreding van de bereikbaarheid van de collectie, door systemen als Wikimedia enz.

Verbeterpunt is ook het elektronische bereik van de collectie, dus de bronnen zelf. Via de website en/of de online catalogus zijn volgende bronnen bereikbaar:

  • een deel van de audiobronnen (interviews en verhalen);
  • een deel van de foto’s is raadpleegbaar;
  • een deel van de objectencollecties is gefotografeerd en is via Pallas opzoekbaar en zichtbaar.

Het digitale aanbod moet uitgebreid worden. Het digitaliseringsplan dat voor 2018 op de agenda staat, moet voorzien in een grotere online beschikbaarheid van de bronnen.

De digitale opslag van de collectie zal een stap vooruit gaan als het digitale depot ook hiervoor in gebruik genomen kan worden.

 

5.4. Beschrijving van het gebruik van de collecties

De gebruikersprofielen werden in 5.2. beschreven.

De bezoekers gebruiken de documenten van het vrijzinnig-humanisme voor historisch onderzoek op het vlak van de mentaliteitsgeschiedenis: naar rituelen of naar vrijzinnige en humanistische standpunten i.v.m. kernproblematieken. Daarnaast is er vraag naar documenten voor de viering van personen, jubilea en reünies.

Er is een grote vraag naar de archieven van de vrijzinnige-humanistische verenigingen. Vooral jaarverslagen en ledenlijsten worden hiervoor opgevraagd.

De bezoekers gebruiken de documenten van de universiteit voor onderzoek naar de geschiedenis van het onderwijs of naar wetenschappers en gebouwen. Daarnaast is er veel raadpleging om administratieve redenen.

De fototheek is voor beide erfgoedgemeenschappen duidelijk een bijzonder belangrijke collectie.

Er is veel afwisseling in gebruik. Delen van de collectie die vandaag minder worden gebruikt worden morgen meer gevraagd. Alles is afhankelijk van de vraagstelling.

Het gebruik is nooit zo intensief dat de stukken daardoor materieel achteruitgaan. Alleen het Gulden Boek heeft bescherming nodig. Daarom wordt het zelden ter inzage gegeven. Voor het publiek is een transcriptie en een digitale versie beschikbaar.

 

5.5. Valorisatie van de erfgoedcollectie

Afgelopen jaren werd de collectie intensief gebruikt voor valorisatie. We deden verspreid over drie jaar een 50-tal acties met de collectie. Meestal werd op een klassieke manier gevaloriseerd: onderzoek, tentoonstellingen, publicaties enz. Hier is de uitdaging om originele wegen te bewandelen om de collectie bekend te maken en om een maatschappelijke functie op te nemen.

We experimenteerden met digitale valorisatie via onze Facebook en onze website. Ook hebben we één tentoonstelling online.

Om materiële achteruitgang tegen te gaan is er bewust voor gekozen om bij valorisatie het gebruik van originelen te vermijden. We werken voor (meestal reizende) tentoonstellingen dus bijna altijd met reproducties.

 

6. Prioriteiten van het collectiebeleid

 

6.1. Samenvatting toekomstig collectieprofiel

Op de lange termijn moet de collectie ten eerste vervolledigd worden, door de bestaande hiaten in de collectie aan te vullen. We moeten de bestaande verwervingsstrategieën bestendigen en uitbreiden, rekening houdend met waarderingsprincipes. Bovendien moeten de collecties verbreed worden. We missen nog archieven en bronnen, zowel van de georganiseerde vrijzinnigen als van individuele vrijzinnigen en humanisten met diverse culturele identiteiten (OD 1-3). Wat de VUB betreft moeten we sterker inzetten op het verwerven van de vakgroep- en onderzoeksarchieven (OD 8).

Ten tweede moeten we de beheerstools voor de collectie vernieuwen, zodat de gebruiker nog gemakkelijker toegang heeft tot onze collecties. We doen dit door technische upgrades en door gebruik te maken de ontsluitingsmethodieken die de nieuwe media ons bieden (OD 4).

Ten derde moeten we het gebruik van de collectie verhogen, zodat de maatschappelijke relevantie ervan zichtbaarder wordt. Een voorwaarde hiervoor is dat meer elementen van de collectie geïnventariseerd worden en digitaal worden aangeboden (OD 5 + OD 6).

Ten vierde moeten we een goede bewaring blijven garanderen (OD 7).

Al deze doelstellingen moeten ervoor zorgen dat onze collecties een weerspiegeling zijn van de historische realiteit, zodat ze een interessante bron vormen voor het onderzoek.

 

6.2. Doelstellingen beleidsperiode 2019-2023

 

6.2.1. OD 1: CAVA zet actief in op het herkennen en verzamelen van vrijzinnig-humanistische archieven en gebruikt daarbij haar collectieplan als leidraad. Archiefvormers kunnen bij CAVA terecht voor advies met betrekking tot overdracht, bewaring en ontsluiting van de archieven.

Uit de enquête naar de vrijzinnig-humanistische archieven en de vlotte recente aangroei enerzijds en uit de aanwijsbare hiaten in de collectie anderzijds (zie hierboven bij ‘zwaktes’) blijkt dat CAVA blijvend inspanningen moet doen om archieven te verwerven via de sociale media, in vrijzinnig-humanistische tijdschriften, bij activiteiten en door de vormingssessies voor vrijzinnig en humanistisch georiënteerde instellingen. Deze inspanningen moeten zich zowel op de archieven van de georganiseerde vrijzinnigheid en de archieven van de instellingen en verenigingen die zichzelf als vrijzinnig en humanistisch beschouwen richten, als op archieven van vrijzinnige en humanistische personen en leden en oud-leden van de academische gemeenschap.

Specifiek: Het hierboven geschetste promotiebeleid (zie methodieken: aanwezigheid op acties, mondelinge vermeldingen, nieuwe media, publicaties, folders, enz.) wordt voortgezet. De valorisatie-acties worden verder gediversifieerd en nog meer landelijk gespreid. De aanpak blijft persoonlijk en direct. Onze inspanningen naar oudere mensen om hun archieven en getuigenissen te verzamelen moeten we volhouden, want morgen is het misschien te laat. Jongeren moeten we eveneens proactief benaderen, want dit is een dynamische groep die snel kan wijzigen, omdat jongeren in het begin van hun volwassen leven nu eenmaal allerlei veranderingen meemaken voor ze zich settelen. Ze verhuizen regelmatig, wijzigen gemakkelijk hun standpunten, enz.

Meetbaar: Het succes van deze acties is afleesbaar aan de bestanden die worden verworven. Vroeger konden we die in meters uitdrukken, maar door de automatisering is dat niet langer het geval. De diversiteit van de schenkers is hier een indicator voor succes, alsook de aard van de documenten en stukken. Hoe meer verschillende zaken (affiches, foto’s, objecten...) we verwerven, hoe interessanter.

Aanvaardbaar: Hiaten proberen op te vullen is uiteraard een goede zaak.

Realistisch: Dit vergt een serieuze personeelsinspanning maar omdat de collectie het hart van CAVA is, moeten we hierop volop inzetten.

Tijdsgebonden: Deze doelstelling blijft tijdens de hele volgende beleidsperiode van kracht.

Mogelijke acties

  • CAVA zet in op aanwezigheid op netwerkevenementen, plaatsbezoeken.
  • CAVA contacteert met behulp van de in de vorige beleidsperiode opgestelde ‘archiefvormerskaart’ potentiële nieuwe schenkers en legt plaatsbezoeken af.
  • CAVA organiseert vanuit haar records continuum-visie informatieve sessies over hoe archiefvormers moeten omgaan met hun archieven.
  • CAVA giet traditionele handleidingen over hoe omgaan met archieven in een nieuw jasje door ze in het format van een stopmotion filmpje of een animatiefilmpjes te gieten.
  • CAVA gaat actief op zoek naar de in haar collectie ontbrekende exemplaren van regionale tijdschriften, op basis van het in 2018 opgestelde overzicht van de bestaande tijdschriften.
  • CAVA sluit akkoorden af met de uitgevers van vrijzinnig-humanistische tijdschriften om een digitaal exemplaar van het tijdschrift te verwerven.

 

6.2.2. OD2: CAVA vult een hiaat in haar collectie op door extra in te zetten op het verzamelen van archieven, bronnen en mondelinge getuigenissen van humanisten met een cultureel diverse achtergrond.

Specifiek: CAVA onderneemt aangepaste acties naar humanisten met een cultureel diverse achtergrond. Netwerking en persoonlijke aanspreking is hier aangewezen.

Meetbaar: Het succes van deze acties is afleesbaar aan de mondelinge bronnen en eventuele aanvullingen op de collectie die worden verworven.

Aanvaardbaar: Het opvullen van dit hiaat is belangrijk omdat onze collectie een afspiegeling moet zijn van de diversiteit in de samenleving.

Realistisch: Sommige mensen zullen zich niet gemakkelijk blootgeven. Daarom moeten we heel erg letten op privacy-aspecten en mogelijkheden scheppen om anonimiteit te respecteren. Hoewel we erg gebrand zijn op deze doelstelling, is ze experimenteel.

Tijdsgebonden: Deze doelstelling blijft tijdens de hele volgende beleidsperiode van kracht.

Acties

  • CAVA legt een lijst aan van personen (en eventueel verenigingen) die tot deze doelgroep behoren.
  • CAVA neemt interviews af van mensen uit de doelgroep.

 

6.2.3. OD 3: CAVA zet in op een participatief traject om de WAVA waarderings- en overdrachtsstrategie toe te passen op de instellingen van de georganiseerde vrijzinnigheid waarmee het een overeenkomst heeft in verband met archiefbeheer.

Specifiek: Tot nu toe spitsten de verwervingsacties van CAVA naar deze instellingen zich toe op het analoge en digitale statische archieven. In deze beleidsperiode willen we werk maken van het verzilveren van de reeds geleverde inspanningen om de instellingen advies te verlenen over dynamisch archief door het verder uitrollen van een waarderingsstrategie. Dit verwezenlijken we via het opzetten van een participatief traject dat op termijn zal leiden tot gestructureerde overdrachten ter aanvulling van de collectie.

Meetbaar: Het aantal instellingen dat deelneemt aan het traject.

Aanvaardbaar: De waardering van de door de instelling gemaakte documenten zorgt voor een efficiëntere administratie en zorgt op termijn dus voor tijdsbesparing bij de instellingen.

Realistisch: CAVA heeft ervaring met het opstellen van selectielijsten en met het uitrollen van de WAVA-strategie.

Tijdsgebonden: 1 jaar voor het participatieve traject, nadien jaarlijkse update.

Acties

  • In samenwerking met de instellingen van de georganiseerde vrijzinnigheid waarmee een archiefbeheerscontract is afgesloten stelt CAVA selectielijsten op.
  • CAVA past de WAVA-overdrachtsprocedure aan, zodat die kan worden toegepast bij overdrachten van vrijzinnige instellingen.

 

6.2.4. OD 4: CAVA blijft, in samenwerking met zijn partners, werken aan het verbeteren van de reeds aanwezige professionele beheertools zodat de kwaliteitsvolle inventarisatie en ontsluiting van de aan het centrum toevertrouwde collecties verzekerd blijft. Het Centrum heeft daarbij ook aandacht voor de bestaande online platformen die het publiek toelaten hun zoektocht naar bronnenmateriaal over collectiegrenzen heen te doen.

Specifiek: Ontsluiten van de collectie is voor een archiefinstelling al heel lang niet meer beperkt tot het maken van een inventaris van papieren archieven. Collecties zijn immers zeer hybride geworden en bestaan naast analoge en digitale archieven ook uit objecten, audiovisueel materiaal, enz. Beschrijvingsstandaarden worden steeds specifieker. We moeten dan ook inspelen op deze nieuwe tendensen door steeds te blijven sleutelen aan onze beheertools.

Meetbaar: Wijzigingen aan beheertools zijn indicator.

Aanvaardbaar: Het breder toegankelijk maken van de collectie voor zowel onderzoek als valorisatie behoort tot de kerntaken van een archiefinstelling.

Realistisch: CAVA heeft de nodige expertise in huis om in te kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen.

Tijdsgebonden: De gehele beleidsperiode.

Acties

  • CAVA schakelt over van het beschrijvingssysteem Pallas naar de opvolger U-desk: een completer en uitbreidbaar systeem, waardoor al het erfgoed op een geëigende manier (met de daarvoor aangewezen standaarden) beschreven kan worden. (N.B.: CAVA is mede-betrokken bij de ontwikkeling van het open source systeem U-desk).
  • CAVA wisselt informatie uit met bestaande databanken als Archiefbank Vlaanderen en ODIS.
  • CAVA zoekt uit of het kan instappen in het Archieven Portaal Europa.
  • CAVA exploreert de mogelijkheden van wikidata en wikimedia voor de ontsluiting van haar erfgoed, in samenwerking met PACKED (waarmee hieromtrent een samenwerkingsakkoord gesloten werd).

 

6.2.5. OD 5: CAVA blijft inzetten op een kwaliteitsvolle ontsluiting van de collectie.

Specifiek: CAVA heeft de afgelopen jaren break-even gedraaid op het vlak van inventarisatie. Er werd immers steeds een even groot gedeelte van de collectie ontsloten als dat er aangroei was. Dat neemt niet weg dat er nog een backlog aanwezig is die we in deze beleidsperiode willen wegwerken.

Meetbaar: De hoeveelheid ontsloten archieven en de inventarisatiediepte is indicator.

Aanvaardbaar: De collectie vormt de kern van de werking en verdient dus de nodige aandacht zodat ze optimaal gebruikt kan worden voor onderzoek en valorisatie.

Realistisch: Het inzetten op het wegwerken van de huidige backlog is realistisch, de ervaring en expertise hieromtrent is immers aanwezig. Alleen is het nooit inschatbaar hoe groot de aangroei van de collectie zal zijn. We kunnen hier als het ware slachtoffer van ons eigen succes worden als de verwervingsstrategie zeer veel vruchten afwerpt.

Tijdsgebonden: De volledige beleidsperiode.

Voorbeelden van acties

  • CAVA werkt de bestaande backlog op het vlak van ontsluiting weg door gedurende twee jaar een extra personeelslid in te zetten.
  • CAVA blijft de inkomende archieven zoveel mogelijk direct verwerken zodat er geen extra backlog ontstaat.

 

6.2.6. OD 6: CAVA voert haar digitaliseringsplan uit, waardoor er van heel wat items een digitale kopie zal bestaan.

Specifiek: CAVA herziet en remedieert haar digitaliseringsplan in 2018, zodat het uitgevoerd kan worden tijdens de beleidsperiode 2019-2023. Opmerking: Uit het gebruikersonderzoek blijkt dat gebruikers de grens van de collecties liever niet bij het ontstaan van de georganiseerde vrijzinnigheid in de jaren 1950 leggen, maar ook een onderzoeksdienstverlening verwachten die teruggaat tot 1900 of zelfs tot in de 19de eeuw. Daarom moet het digitaliseringsbeleid rekening houden met een bredere periodisering en naar externe instellingen gericht worden, waarvoor de digitalisering van deze bronnen niet prioritair is.

Meetbaar: Het aantal gedigitaliseerde items.

Aanvaardbaar: Het digitaliseren is noodzakelijk voor een duurzame bewaring van de collectie. Naast een verwezenlijking op het vlak van bewaring, zorgt deze doelstelling er ook voor dat gebruikers significant meer bronnen online kunnen raadplegen.

Realistisch: Digitaliseren vergt een financiële inspanning en kan dus enkel gebeuren als er het nodige budget voor voorzien wordt

Tijdsgebonden: De gehele beleidsperiode.

Acties

  • De acties kunnen maar vastgelegd worden als het digitaliseringsplan klaar is, maar het aantal gedigitaliseerde bestanden is normaliter de correcte indicator. Sommige tijdschriften lijden aan verzuring dus die krijgen prioriteit.
  • CAVA neemt contact op met de Koninklijke bibliotheek om te onderhandelen over de digitalisering van een aantal vrijzinnige tijdschriften van voor 1950.
  • Verhoging van de communicatie rond het gedigitaliseerde archief.

 

6.2.7. OD 7: CAVA zet haar beleid om een kwaliteitsvolle bewaring te verzekeren verder zodat de collecties in optimale toestand bewaard kunnen worden.

Specifiek: De uiterlijk zichtbare functie ‘presenteren en toeleiden’ naar de collectie kan enkel uitgevoerd worden als ook de minder zichtbare en dus minder ‘hippe’ functie ‘bewaren en borgen’ verzekerd wordt.

Meetbaar: Sommige zaken uit deze doelstelling zijn makkelijker meetbaar dan anderen. Het percentage van de collectie dat zuurvrij verpakt is, is een meetbaar gegeven. De inspanningen die gedaan worden op het vlak van preventieve conservering zijn minder makkelijk in cijfers te gieten. Het aantal vermeden calamiteiten door een goede preventie is immers niet telbaar.

Aanvaardbaar: Gezien het belang van de collectie is inzetten op optimale bewaaromstandigheden een must.

Realistisch: De infrastructuur om een kwaliteitsvolle bewaring te voorzien is aanwezig.

Tijdsgebonden: De hele beleidsperiode.

Voorbeelden van acties

  • CAVA houdt het bestaande calamiteitenplan voortdurend up-to-date.
  • CAVA investeert in tijd en materiaal om het deel van de collectie dat nog in niet-zuurvrij materiaal verpakt is om te boxen, zodat de bewaarcondities van de stukken verbeteren.
  • CAVA past haar infrastructuur in de depotruimte aan zodat ook heel grote formaten affiches en dergelijke (groter dan 1m x 1m60) in optimale omstandigheden bewaard kunnen worden.

 

6.2.8. OD 8: CAVA onderzoekt hoe ze de overdracht van het erfgoed van de vakgroepen en wetenschappelijke centra van de VUB kan faciliteren.

Specifiek: Vakgroepen en wetenschappelijk centra dragen te weinig archieven over. Toch zijn deze archieven belangrijk voor de wetenschapsgeschiedenis. We moeten dus een strategie vinden om dit erfgoed te verwerven.

Meetbaar: We stellen hiervoor een deelbeleidsplan op.

Aanvaardbaar: Het documenteren van universitair onderwijs en internationaal onderzoek is van belang voor de wetenschapsgeschiedenis.

Realistisch: Het uitschrijven van een strategie moet gebeuren in samenwerking met de dienst Research and Development, om groter draagvlak te creëren.

Tijdsgebonden: Dit actiepunt verdient in het begin van de beleidsperiode gerealiseerd te worden.

Acties

  • CAVA schrijft een opdracht uit voor een student van de Master Archivistiek over dit onderwerp.
  • CAVA overlegt met de dienst Research and Development over het te voeren beleid.

 

6.3. Evaluatie van de voortgang van het collectiebeleidsplan

De doelstellingen die geformuleerd worden in het collectieplan, worden meegenomen in de beleidsplannen. Deze doelstellingen worden opgevolgd in de jaaractieplannen waar CAVA mee werkt, die op hun beurt worden opgevolgd in de staf- en teamvergaderingen.

 

7. Samenwerking en netwerking

 

7.1. Het externe netwerk: CAVA als makelaar

CAVA neemt actief deel aan de vergaderingen van OLAV (Overleg Landelijke Archieven Vlaanderen) waar collectie-afstemming in het verleden regelmatig aan bod kwam. Bovendien maken we deel uit van Archiefpunt, dat collecties op de juiste bestemming wil brengen. Zowel het overleg in OLAV als de samenwerking in Archiefpunt past in onze rol als makelaar voor de vrijzinnig-humanistische archieven. Op het vlak van het wetenschappelijk erfgoed neemt CAVA deel aan het Interuniversitair Platform voor Academisch Erfgoed. Ook hier komen strategieën i.v.m. collectievorming- en gebruik regelmatig ter sprake.

We streven naar een collectie met een duidelijk profiel. Voor erfgoed dat niet tot ons profiel hoort, verwijzen we graag door (hetgeen bijvoorbeeld al gebeurde met de archieven van een katholieke politica, die we naar het KADOC herbestemden). We zien andere instellingen die vrijzinnig-humanistische archieven hebben verworven niet als concurrenten maar wel als medestanders. We stellen vast dat:

  • vroegere overdrachten aan andere archiefbewaarplaatsen (bv. Willemsfonds aan Liberaal Archief, Vermeylenfonds aan Amsab-ISG, ...) vaak al voor het ontstaan van CAVA (en haar voorganger VSAD) werden gedaan. We gaan ons op dit vlak niet als concurrent opstellen, om de eenheid van deze archieven zo veel mogelijk te respecteren.
  • schenkers soms een sterke persoonlijke voorkeur hebben naar welke archiefbewaarplaats hun archief wordt overgebracht. De gedeeltelijk thematische indeling van het veld die ontstond sedert het archiefdecreet van 2002 heeft een thematisch denken bij de schenkers gestimuleerd (bv. het archief van een vrijzinnig-humanistische voorvechtster van vrouwenrechten werd aan Amazone geschonken).
  • schenkers ondanks het advies om het archief niet te splitsen nog altijd de neiging hebben om hun archief in te delen volgens de diverse functies die zij hadden en dan een deel te schenken aan de instelling die zij het meest met die functie identificeren. Bv.: de archieven die getuigen van de wetenschappelijke opdracht worden geschonken aan CAVA, en de archieven die getuigen van een politieke functie worden geschonken aan een ander archief.

Tijdens een voorgaand project hebben we systematisch contact gezocht met andere archieven die vrijzinnig erfgoed beheren en die we ondertussen al ‘onze partnerinstellingen’ noemen (Liberaal Archief, Amsab-ISG, ADVN en het Universiteitsarchief van de UGent). Met andere erfgoedcentra hebben we inhoudelijke parallellen (AMVB, het Maçonniek Documentatiecentrum) en is in het verleden al samengewerkt.

CAVA wil geen concurrentieslag aangaan met andere kwaliteitsvolle archiefinstellingen. Ons doel is een erfgoedforum te creëren voor de erfgoedgemeenschap van de vrijzinnigheid en het humanisme en voor de erfgoedgemeenschap van de VUB. Daarom willen we een makelaarsrol opnemen in verband met vrijzinnige archieven om zo een stimulerende rol te spelen naar verhoogd gebruik ervan. We willen de geschiedenis van het vrijzinnig humanisme en haar immateriële erfgoed in Vlaanderen voor het voetlicht brengen. We willen liever andere archiefinstellingen ervan overtuigen om niet alleen de politieke of thematische kant van sommige archieven in de verf te zetten, maar ook de vrijzinnige kant. In onze visie wordt expliciet naar deze samenwerking verwezen.

Op regionaal vlak maakt CAVA deel uit van het Brussels Archievenoverleg en van BRAK (de Koepel van Vlaams-Brabantse en Brusselse Archivarissen). In deze groepen wordt expertise in verband met collectiebeheer uitgewisseld. Dat helpt ook om openingen te maken voor collectie-afstemming of collectie-uitwisseling.

 

7.2. Het interne netwerk: samenwerking met de erfgoedgemeenschappen

In het kader van het collectieplan zijn ook de netwerken en samenwerkingen met de erfgoedgemeenschappen van belang. Er zijn zowel lokale, regionale als landelijke vrijzinnig-humanistische verenigingen. Om onze rol als archief en erfgoedcentrum actief te vervullen, werken we samen met al deze geledingen in Brussel en Vlaanderen. Dat kan omdat we via de Raad van Bestuur structureel samenwerken met deMens.nu en HVV, waarvan beide voorzitters in onze Raad van Bestuur zitten. Hierdoor heeft CAVA direct erkenning gekregen in de georganiseerde vrijzinnigheid en gingen (en gaan) heel wat deuren voor ons open. Door onze enquête, plaatsbezoeken, consultancy en deelname aan vergaderingen krijgen we zicht op de collecties van de vrijzinnig-humanistische instellingen, hun bereidheid tot overdracht en hun gebruiksbehoeften. CAVA heeft uiteraard ook een plaats binnen het Brussels Overleg van Vrijzinnige Organisaties (BROVO) en medewerkers nemen geregeld deel aan andere contact- en overlegmomenten (bv. met hujo.be). Verder onderhouden we de netwerking met de Oudstudentenbond, Uitstraling Permanente Vorming en de studentenverenigingen, die regelmatig archieven overdragen. Door een geïntegreerde werking en sterke netwerking verwerven we in dit milieu gemakkelijk archieven (vb. als we samen een activiteit organiseren, krijgen we vaak tegelijk de vraag om nog eens archief over te kunnen dragen).

Op de VUB zelf richtten we het netwerk van de Informatiebeheerders op, waarvoor we informatievergaderingen, vormingssessies en trajectbegeleidingen organiseren. Dit netwerk moet overdracht vergemakkelijken.

 

7.3. Samenwerken in de toekomst

Hoe langer we contacten hebben met de bovengenoemde partners, hoe gemakkelijker het zal zijn om tot collectie-afspraken te komen. Maar eerdere pogingen tussen de partners in OLAV leidden nog niet tot tastbare resultaten, omdat er altijd een zekere overlap is in de verwervingspolicies. Daarom meent CAVA als recent lid van OLAV, dat het naar de partners toe beter kan doorgaan om zijn makelaarsrol op te nemen.

Kansen voor de externe samenwerking in de toekomst i.v.m. de collecties liggen dan vooral op het niveau van de expertise-uitwisseling, zodat door samenwerking gebruikers diepgaander kunnen worden geïnformeerd en begeleid i.v.m. het collectiegebruik. Ook expertise-uitwisseling i.v.m. methodieken (bv. voor OD 2 hebben Amsab-ISG en KADOC al heel wat expertise verworven) is interessant. Intern, naar de erfgoedgemeenschappen toe, moeten de banden in de netwerken steeds sterker worden aangehaald, vandaar dat we dit formuleerden in twee doelstellingen (zie OD 1 + OD 3).

We willen erop wijzen dat de makelaarsrol die CAVA vervult naar de vrijzinnig-humanistische archieven, haar ook de belangrijkste gesprekspartner maakt naar soortgelijke instanties in eigen land zoals Caldoc (Centre de documentation du Centre d’Action Laïque), La Pensée et les Hommes en het CIERL (Centre interdisciplinaire d’étude des religions et de la laïcité, verbonden aan de Université Libre de Bruxelles) en in het buitenland, zoals het Nederlandse Humanistisch Historisch Centrum (verbonden aan de Universiteit voor Humanistiek) en het Institute for the Study of Secularism in Society and Culture (verbonden aan Trinity College, VS).

CAVA effende ook de weg voor een internationaal samenwerkingsverband met het Humanistisch Historisch Centrum (HHC) in Utrecht. Het HHC probeert archiefvormers en archiefbewaarplaatsen overal te lande te sensibiliseren om zorg te dragen voor het humanistisch erfgoed. Er werd afgesproken om expertise uit te wisselen en om gezamenlijke projecten op te zetten. CAVA-coördinator F. Scheelings is corresponderend lid van het HHC-bestuur geworden, terwijl HHC-directeur B. Gasenbeek werd opgenomen als lid van de Wetenschappelijke Raad van CAVA. Deze internationale contacten kunnen van belang zijn voor een ruimer gebruik van onze collecties.

Voetnoten
  1. Het Brussels Studentengenootschap is de koepelkring van alle andere studentenkringen op de VUB. De vereniging is aangesloten bij deMens.nu en hoort als dusdanig tot de georganiseerde vrijzinnigheid. De overgrote meerderheid van studentenkringen erkennen het BSG als koepelkring en sluiten zich erbij aan. Dit impliceert dat ze het BSG-reglement volgen en in hun statuten hun vrijzinnig karakter expliciet opnemen, ten eerste door het principe van het Vrij Onderzoek te onderschrijven en ten tweede door artt. 1-18 van de Universele verklaring van de rechten van de mens en het Europees verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden, ondertekend te Rome op 4 november 1950, te erkennen en te onderschrijven. Dit is geen louter formele situatie. De vrijzinnige levensbeschouwing komt namelijk terug in de algemene activiteiten die de kringen organiseren, op de typische studentenrituelen, bv. bij de doop of de ontgroening, op het Vrijzinnig Zangfeest (een wedstrijd waar veel kringen aan meedoen), op de St V-stoet (de versiering van de ‘camions’) enz. Bij wedstrijden met een creatief element wordt dikwijls het vrijzinnig gehalte van de creatie als criterium meegerekend. Hierdoor zijn de studentenkringen bij uitstek de sterkhouders van de vrijzinnigheid omdat ze voor verjonging zorgen. Op die manier wordt de levensbeschouwing ook door jongeren gedragen.
  2. We laten de interne medewerkers van CAVA, die de collecties gebruiken voor de uitoefening van hun functies, hier even buiten beschouwing.