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CAVA legt großen Wert auf den Schutz Ihrer persönlichen Daten, d. h. auf jede Form von Informationen, mit denen eine Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann. Wir respektieren die Privatsphäre uneingeschränkt und behandeln und schützen personenbezogene Daten auf rechtmäßige, ordnungsgemäße und transparente Weise.

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten halten wir uns an die einschlägigen Gesetze und Vorschriften, insbesondere die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) oder die General Data Protection Regulation (GDPR).

Sie können jederzeit die neueste Version dieser Datenschutzerklärung auf unserer Website einsehen.

Wer ist verantwortlicher?

CAVA ist die Bezeichnung für die Kooperationspartnerschaft zwischen dem Universitätsarchiv der VUB (KBO 0449.012.406) und das Centrum voor Vrijzinnig Humanistisch Erfgoed (CVHE) (KBO 0432.297.821). Als solches hat es keinen eigenen Datenschutzbeauftragten oder Data Protection Officer (DPO).

Für die Archivarbeit des Universitätsarchivs wenden wir uns an den von der Vrije Universiteit Brussel ernannten und bei der Datenschutzbehörde (GBA) registrierten Datenschutzbeauftragten. Dieser Datenschutzbeauftragte kann per E-Mail unter dpo@vub.be erreicht werden. Für die Freigesitige Archivarbeit wenden wir uns an den von der Unie Vrijzinnige Verenigingen (UVV | deMens.nu) ernannten Beamten, der ebenfalls bei der GBA registriert ist. Dieser Datenschutzbeauftragte kann per E-Mail unter privacy@deMens.nu erreicht werden.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir und warum?

CAVA verarbeitet als Archivinstitution eine große Menge personenbezogener Daten. Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sieht ein Ausnahmeregelung vor "Garantien und Ausnahmen in Bezug auf die Verarbeitung zu im öffentlichen Interesse liegenden Archivzwecken, zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken und zu statistischen Zwecken". Dies gilt für die personenbezogenen Daten, die Teil der verschiedenen Untersammlungen von CAVA sind. Diese Datenschutzerklärung bezieht sich daher auf die personenbezogenen Daten, die CAVA im Rahmen seines täglichen Betriebs verarbeitet (Lesesaalverwaltung, Spenden, Website usw.).

Folgende Kategorien personenbezogener Daten können verarbeitet werden: Name, Seks, persönliche Identifizierungsdaten ( Adresse,  Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Geburtsort und –Datum, Interaktionsdaten (IP-Adresse, Informationen aus Kontaktformularen usw.), Bilder (Fotos und Videos), und dergeleichen.

CAVA verfügt über ein Verarbeitungsregister, das regelmäßig aktualisiert wird. Es listet die Daten auf, die verarbeitet werden, und die verschiedenen Gründe, warum sie verarbeitet werden.

Personalabteilung und Freiwilligenarbeit

CAVA verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen seiner Freiwilligentätigkeiten sowie bei der Auswahl und Einstellung neuer Mitarbeiter: Diese Daten sind unter anderem für den Abschluss von Arbeitsverträgen, die Registrierung von Urlaub und Krankheit von Mitarbeitern und den Abschluss von Versicherungspolicen wie der Freiwilligenversicherung erforderlich.

Geschäftsbetrieb, Politik, Verwaltung und Finanzen

CAVA verarbeitet personenbezogene Daten bei der Durchführung seiner Finanzverwaltung, der Verwaltung von Kontakten und Verträgen mit Dienstleistern, Spendern, Besuchern des Lesesaals (auch aus der Ferne), Geschäftspartnern, Beziehungen, der Gewährleistung des Wohlbefindens von Mitarbeitern und Besuchern usw.

Statistische Zwecke

CAVA verarbeitet personenbezogene Daten zu statistischen Zwecken einerseits über seine Website, andererseits beim Besuch des Lesesaals, bei der Teilnahme an Aktivitäten usw. Diese Daten werden verwendet, um die Berichterstattung an die Subventionsbehörden und die Erstellung der Jahresberichte zu ermöglichen. Dies ist sowohl auf der Website als auch im Lesesaalregister deutlich angegeben.

Direct Marketing

Im Rahmen seiner Öffentlichkeitsarbeit (Versenden von Einladungen, Newsletter usw.), CAVA verarbeitet personenbezogene Daten von Lesesaalbesuchern und Teilnehmern an Aktivitäten. Dies erfolgt auf der Grundlage eines Opt-Ins. Daher wird eine ausdrückliche Genehmigung zur Aufbewahrung dieser Daten angefordert. Um die Vernetzung zu ermöglichen, verarbeitet CAVA Kontaktinformationen und berufsbezogene Informationen wie den Namen der Organisation, die Berufsbezeichnung und das Niveau sowie die Spezialisierung der Kollegen im breiteren Kulturerbesektor.

Weitergabe von Daten an Dritte

CAVA gibt personenbezogene Daten an Dritte weiter, wenn dies für die Umsetzung der oben beschriebenen Zwecke erforderlich ist und soweit dies gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig ist, beispielsweise beim Abschluss einer freiwilligen Versicherung, der Pflege der Website und der Verbreitung unseres Newsletter.

An wen können Sie sich bei Fragen oder Kommentaren wenden?

CAVA möchte auf Ihre verschiedenen Rechte hinweisen: das Recht auf Zugang, das Recht auf Berichtigung und Ergänzung, das Recht auf Vergessen, das Recht auf Datenübertragbarkeit, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung und das Recht auf Widerspruch. Bitte beachten Sie, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten nicht nur von Ihrer Zustimmung abhängt, sondern auch das Ergebnis einer gesetzlichen Verpflichtung, des öffentlichen Interesses, eines berechtigten Interesses usw. sein kann.

Aufbewahrungsfristen

Verwaltungsdateien und Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, werden gemäß den aktuellen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt und anschließend vernichtet.

Kontakt

Wenn Sie Fragen zur Verwendung Ihrer persönlichen Daten haben, wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben, können Sie uns jederzeit per E-Mail (info@cavavub.be) oder per Post kontaktiere (CAVA-Universiteitsarchief VUB, Pleinlaan 2 lokaal 0.B.033, 1050 Elsene, Belgien).

Wenn Sie eine Beschwerde über die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten haben, bitten wir Sie, uns direkt oder mit dem Datenschutzbeauftragten des VUB oder UVV zu kontaktieren. Sie haben natürlich das Recht, eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde, der Aufsichtsbehörde im Bereich des Datenschutzes, einzureichen.